作为HR的你，一定能够体会到，只要你在人力资源部门，你就无法避免处理成堆的档案资料。而纸质文件的弊端更是显而易见，沉重和难以调用的纸张，加上其占用的大量空间，使企业耗费了更多额外的本钱，再者，纸张的保存可能会由于韶光或者环境的湿度造成一定的破坏，带来资料缺失落的隐患。
随着科技的日益发达以及环保理念的遍及，愈来愈多的企业开始引入无纸化办公，而数据弘大的员工档案成为企业紧张数字化管理的核心资源。无疑，搭建企业专属的员工电子档案是办理这一问题最为有效和快捷的方法。关于如何建立电子档案，本日就给大家分享几点方法和要点。
一、员工档案资料要健全
员工档案资料的网络和整理，是很根本但又不能轻视的事情，它是员工在企业中能否得到发展的主要依据。能否做好员工档案的管理，也是考验一名HR的基本功是否踏实的主要指标。一样平常情形下，这些资料该当包括：
● 基本个人信息：姓名、学历、专业、年事、籍贯、过往事情经历等信息；
● 入职后工号、职称、入职日期、劳动条约、五险一金及薪酬状况等信息；
● 入职后的培训资料、培训合同等信息；
● 事情中的赏罚记录、晋升、调职、绩效考察情形等信息。
要确保可以节制员工从进入公司，到至今的全体发展过程，如有没有晋升、奖罚、绩效考察的古迹、受过什么培训等。
二、挑选一个靠谱好用的档案系统
想要将纸质资料完备转化为电子资料，仅靠手工录入的办法，不只事情量极大，效率低且随意马虎出错。此时，挑选一款靠谱好用的档案系统，次啊是企业迈进数字化创新的精确办法。
为什么说要选择“靠谱好用”？首先，这个别系的安全性是第一要点。显然，员工档案既是员工个人的私密信息，同事也是企业的机密资源，一旦透露会使员工个人和企业的利益收到侵害，这便是“靠谱”的主要性。其次，我们之以是选择利用档案系统，无疑是为了减轻事情量，想假如电子档案的建立更叫高效快捷，那么，档案系统的功能是否足够大，能否帮助我们快速建立电子档案，也将成为我们关注的要点，这便是“好用”的主要性。
一款好用的电子档案系统，该当具备智能化和延展性两个特点。智能化是为理解决我们低效的手工任命，能够通过扫描和解析功能，高效的将大量的纸质版档案转化为电子版档案。再者，也能够通过检索功能，快速和精准的查找、调用员工档案。
而延展性指的是，系统的功能具备延展性，不仅是当下能够知足纸质资料转换成电子数据的需求，今后也能够建立在线填写资料的表单，为企业全面实行数字化供应足够的技能支持。
三、妥善处理纸质版档案
一样平常而言，当原始的纸质档案已经转移到电子档案库进行储存，那么这些纸质档案在今后的任何韶光进行处理都可以，但正如前面谈论到的安全性问题，如果这些纸质资料须要丢弃，那就要进行妥善的销毁和粉碎，确保信息不回对外透露。当然，如果这些原始的纸质方案，与企业现有的电子档案不构成重复或者替代的记录，那我们仍须要妥善地储存好这些纸质资料。
以上的3点便是搭建员工电子档案时须要把稳的要点。只管电子档案的搭建，一定会耗费我们一定的韶光和精力，但数字化储存企业的文档资料，可以真正有效的简化人事管理事情，极大的提高员工的事情效率，它所能为企业及员工带来的代价，是值得我们去投入韶光和精力的。
