关于印发广东省工程培植项目招标投标电子交易档案管理办法的关照
粤发改规〔2023〕8号
各地级以上市发展改革、工业和信息化、住房城乡培植、交通运输（港口、轨道交通）、水利（水务）、农业屯子、政务做事数据管理、能源、档案主管部门，省及各地级以上市公共资源交易中央：
为规范我省工程培植项目招标投标电子交易档案管理，确保电子交易档案的真实、完全、安全与有效利用，我们制订了《广东省工程培植项目招标投标电子交易档案管理办法》，现印发给你们，请遵照实行。
广东省发展和改革委员会
广东省工业和信息化厅
广东省住房和城乡培植厅
广东省交通运输厅
广东省水利厅
广东省农业屯子厅
广东省政务做事数据管理局
广东省能源局
广东省档案局
2023年8月24日
向上滑动阅览原文
广东省工程培植项目招标投标电子交易档案管理办法
第一章 总则
第一条 为规范工程培植项目招标投标电子交易档案管理，促进招标投标交易活动信息共享，确保电子交易档案的真实、完全、安全与有效利用，依据《中华公民共和国招标投标法》及实在行条例、《中华公民共和国档案法》《电子招标投标办法》等有关规定，参照国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016），结合我省实际，制订本办法。
第二条 本省行政区域内各级公共资源交易中央（招标投标电子交易系统运行机构）对工程培植项目招标投标电子交易活动中形成的电子文件进行归档与电子交易档案管理，适用本办法。
第三条 按照本办法规定进行管理的工程培植项目招标投标电子交易档案紧张用于有关行政监督部门信息资源共享、依法开展招标投标领域监管、行政司法、处理投诉举报等。任何单位和个人不得将电子交易档案违法用于其他商业目的。
第四条 本办法所称招标投标电子交易档案是指电子招标投标交易活动中形成的，具有凭据、查考和保存代价并应归档保存的一组有联系的电子文件，包括电子文件及其元数据等干系过程信息的凑集以及纸质文件扫描形成的符合信息技能安全哀求和归档格式哀求的数字副本。
本办法所称电子文件是指电子招标投标交易活动中由打算机等电子设备及信息系统形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
元数据，是指描述电子文件和电子交易档案的内容、背景、构造及其管理过程的数据。它可以对电子文件及电子交易档案进行详细、全面、规范的描述，担保电子交易档案能够被准确理解和有效检索，支持电子交易档案的管理、利用和长期存取。
第五条 招标投标电子交易档案应规范、真实、完全、可靠地反响电子招标投标交易活动的全部过程和内容。电子交易档案管理遵照招标投标交易活动和信息系统运行规律，按照统一标准、安全利用的原则，实施“一项一档”管理。
对涉及国家安全、国家秘密的电子文件的处理和保存应符合国家信息安全和涉密信息保护管理规定。
第六条 各级公共资源交易中央（招标投标电子交易系统运行机构）是招标投标交易活动电子文件归档与电子交易档案管理的任务主体，卖力对交易做事过程中所产生和获取的电子文件（含对纸质文件扫描形成的电子文件）进行归档与管理。
招标人及其委托的招标代理机构、公共资源交易公共做事系统、专家库日常掩护管理机构等招标投标交易活动各方主体，应按照在招标投标交易活动中的相应职责做好有关电子文件的整理、检测、提交事情。
有条件的地市，招标投标交易活动各方主体应该按照各自职责将属于国家综合档案馆吸收范围的电子交易档案，同步向同级国家综合档案馆移交。
第七条 招标投标电子交易档案管理事情接管同级档案主管部门的监督和辅导。
各级公共资源交易中央（招标投标电子交易系统运行机构）应该建立相应的招标投标电子交易档案管理制度、技能和事情规范，依法设置事情职员职责权限，明确事情流程和事情哀求，确保电子交易档案规范管理、安全利用。
第八条 招标投标电子交易档案的管理与利用应该符合国家有关法律法规和政谋划定，采纳可靠技能保障电子交易档案过程可溯、长期可用、风险可控。
禁止任何单位和个人修改、损毁、假造电子交易档案。
第二章 文件格式与归档范围
第九条 归档的电子文件应该采取《电子文件归档与电子档案管理规范》所规定的通用格式存储，符合电子交易档案长期保存和信息共享的哀求。如碰着数据有分外哀求而无法利用通用数据格式存储的情形，应该供应可安装于通用打算机系统便于数据读取、查阅和利用的运用程序一同存档，并在档案记录中进行解释。
第十条 招标投标交易活动中形成的数据电文按照招标投标有关法律法规和国家干系规定须要电子署名的，应该按照《中华公民共和国电子署名法》和招标文件的哀求进行电子署名并保存。
第十一条 招标投标交易活动中所形成的电子文件及其元数据资料或扫描形成的电子文件应该纳入电子交易档案归档范围：
（一）招标人及其委托的招标代理机构在招标投标交易活动中形成的电子文件：
1.招标操持、资格预审公告（如有）、招标公告或者投标约请书；
2.资格预审文件（如有）、招标文件及其澄清、补充和修正（如有）；
3.资格预审评审报告（如有）、评标报告；
4.资格预审结果关照书（如有）、中标候选人公示、中标结果公告、中标关照书、定标文件（如有）；
5.停息、终止招标公告（如有）；
6.条约。
（二）投标人在招标投标交易活动中形成的电子文件：
1.投标文件及其澄清息争释；
2.资格预审申请文件（如有）。
（三）各级公共资源交易中央（招标投标电子交易平台运行机构）供应交易做事过程中产生的电子文件：
1.资格预审专家抽取、签到记录资料（如有）；
2.评标专家抽取、签到记录资料；
3.评标专家履职负面行为记录资料（如有）；
4.开标记录；
5.招标投标交易活动过程中的音***记录资料。
（四）国家规定的其他文件。
第十二条 凡是由招标投标电子交易系统形成、存储以及由招标投标交易活动当事人已成功提交的电子文件，应通过交易系统自动获取并归档。
可以通过电子交易系统、公共资源交易公共做事系统、评标评审专家管理系统和行政监督系统等互联共享获取的电子文件，可由系统共享获取并归档。
不能通过电子交易系统自动获取和共享获取，但属于电子交易档案归档范围的纸质文件资料，除按照招标投标有关法律法规和国家干系规定须要电子署名的以外，其他文件资料可分别由相应主体卖力将加盖有紧张卖力人或者其授权的项目卖力人署名（签章）的纸质文件资料整理、扫描形成电子文件，于中标关照书发出后的15个事情日内，提交至项目进场交易的招标投标电子交易平台进行归档，并对扫描上传的电子文件的真实性、完全性卖力。
招标人与中标主体签订的条约电子文件需自中标关照书发出之日起30个事情日内完成补充归档。
第十三条 归档的电子文件应该按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）等档案行业标准，对其基本技能环境进行检测，检测内容如下：
（一）安全性考验。是否有病毒、是否含有非归档文件等。
（二）真实性考验。电子文件的内容、逻辑构造和形成背景信息经由传输、迁移等处理后是否与形成时的原始状况同等。
（三）完全性考验。电子文件数量、内容信息、背景信息、构造信息等是否有缺损、过程信息是否完全。
（四）可用性考验。电子文件是否具备可被正常访问浏览、内容数据格式是否符合归档哀求、是否包含影响其可用性的成分等。
（五）技能方法与干系软件解释资料考验，如技能方法与干系软件解释资料等是否完好。
各级公共资源交易中央（电子招标投标交易系统运行做事机构）应对归档的电子文件进行检测验收，考验合格后形成《归档电子文件吸收考验登记表》。对考验不合格的，应退回电子文件形成单位重新制作，并再次对其进行考验。
第十四条 电子文件的归档事情应该在招标投标电子交易活动结束后30日内发起归档操作，按照电子文档分类体系及形成韶光、交易流程环节等进行整理组成文件存档信息包。
因网络类型不同无法在线归档或不经业务系统形成的归档电子文件可选择离线归档，即将电子文件及其元数据存储到可脱机存储的载体上，并通过电子交易系统提交。
第十五条 电子交易档案的存储应通过磁盘、光盘、专用在线存储设备或虚拟云存储空间等载体进行保存管理。
存储设备（空间）应配置在具有必要安全方法的局域网或电子政务网；利用介质存储的，推举采取的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不许可用软磁盘、U盘、存储卡。
为担保电子交易档案的安全存储，各级公共资源交易中央（招标投标电子交易系统运行机构）应结合实际存储情形选择离线、近线或在线办法进行备份，有条件的可采纳异质异地备份。
第十六条 音***类电子交易档案的保管期限自归档完成之日起不少于2年，其他电子交易档案的保管期限自归档完成之日起不少于15年。
对已归档的电子交易档案每年均应进行读取，并对电子文件读取有关的处理设备更新情形进行一次检讨登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行电子交易档案载体转换事情。对电子交易档案载体应定期进行抽样机读检讨，如创造问题应采纳安全有效方法及时规复，确保电子交易档案的完全性和安全性。
第十七条 属于依法必须招标的工程培植项目的电子交易档案，由卖力归档的公共资源交易中央（招标投标电子交易系统运行机构）在归档事情完成后的15个事情日内依托省数字政府培植根本举动步伐与“广东省招标投标在线监管平台”实现数据互联共享。
第三章 档案利用与销毁
第十八条 各级公共资源交易中央（招标投标电子交易系统运行机构）在档案利用中涉及国家秘密、商业秘密、知识产权、个人信息的，应该遵守有关法律、行政法规的规定。采取在线供应利用时应遵守国家有关信息安全的干系规定，并通过有效技能手段防止利用过程中电子交易档案被造孽修改，确保电子交易档案在利用中的安全。
第十九条 招标投标行政监督部门依法履行监督管理等职责过程中，依据法定权限有权查阅、复制电子交易活动有关电子文件、资料和数据，招标投标电子交易档案存储、保管单位应该予以合营，为依法利用档案供应便利，并做好档案利用情形登记。
第二十条 各级公共资源交易中央（招标投标电子交易系统运行机构）按照本办法管理的工程培植项目招标投标电子交易档案超过保管期限须要进行销毁处理的，应按以下哀求进行：
（一）电子交易档案的销毁需体例销毁清册，并报本单位主管领导批准。
（二）在履行销毁审批手续后，非保密电子文件可进行逻辑删除。属于保密范围的电子文件，应采纳一定技能方法进行信息打消事情。涉密电子文件和电子交易档案的信息打消和介质销毁应该按照保密干系哀求进行。
第四章 附则
第二十一条 法律法规或***行政监督管理部门对机关、企业奇迹单位和其他组织的档案管理事情另有规定的，招标投标交易活动各方主体应从其规定。
第二十二条 支持和鼓励各级公共资源交易中央（招标投标电子交易系统运行机构），按照《电子档案管理系统基本功能规定》等国家规定和技能规范，开拓培植电子档案管理系统，逐步实现招标投标电子交易档案的逻辑归档管理。
第二十三条 本办法由广东省发展和改革委员会卖力阐明。
第二十四条 本办法自2023年10月16日起施行，有效期5年。
附件：1.归档电子文件存储格式 2.电子文件吸收考验登记表
